Las videoconferencias son increíblemente útiles, siempre que todo vaya según lo previsto. Todo el mundo tiene los mismos problemas con las videollamadas: el audio que no funciona bien, los participantes que no pueden conectarse, el ruido del fondo o una mala conexión. En resumen, las reuniones en línea también pueden convertirse en una gran molestia. Para que tu próxima videoconferencia sea un éxito, hemos hecho una lista de 9 principios básicos. ¿Quieres una videollamada exitosa? ¡Utiliza nuestros 9 consejos!
¿Trabajas regularmente desde casa o no puedes ir a la oficina por las circunstancias? Debido al auge de los dispositivos móviles, las buenas conexiones a internet en todo el mundo y el buen equilibrio entre el trabajo y la vida privada, hay cada vez más videoconferencias. Ya sea que trabajes desde casa, en tu coche a lado de la carretera o en un café: las videollamadas te permiten mantener reuniones a distancia con tus colegas.
Los 9 principios básicos de hacer videoconferencias
Para que tu videollamada sea un éxito, es muy importante aplicar algunos principios básicos. Por eso hemos enumerado algunos consejos que contribuyen positivamente a una reunión en línea. Los 9 consejos se explican con más detalle en este blog. ¡Así que aprovéchate de ellos!
1. Sé puntual
Evita molestar a tus compañeros. Asegúrate de tener todo listo para la videollamada. Esperar en línea para la reunión es más molesto que esperar a un compañero en una sala de reuniones. Conéctate a tiempo antes de que la videoconferencia empiece. ¿Hay algún problema? En este caso puedes comunicarlo a tus compañeros para que sepan que llegues tarde.
2. Elige una aplicación sencilla
Algunas personas necesitan mucho tiempo antes de tener todo listo para la videollamada. En las videoconferencias, a menudo se utiliza un enlace o un código de acceso. Envía esto a tiempo a todos los participantes de la videollamada. ¡La buena preparación es la mitad del trabajo!
3. Espera a tu turno para hablar
Si el habla es de plata, el silencio es de oro. Especialmente con las videollamadas, es importante dejar que los demás hablen. Con muchos participantes esto puede ser un gran desafío. ¿No va la reunión como pensabas? Entonces elige un moderador. Esto puede parecer un poco extraño al principio, pero especialmente en las videollamadas con muchos participantes es la solución ideal. El moderador designa los puntos de discusión y dirige la videoconferencia.
4. Una buena conexión a internet
Una videoconferencia requiere una conexión a internet estable. Si un participante tiene una mala conexión, esto afectará de forma negativa la videollamada. Por ejemplo, la imagen o el sonido pueden fallar. Con una mala conexión siempre tendrás algunos minutos de retraso en la llamada. Una posible solución es apagar la conexión WiFi y cambiar a la red 4G en tu móvil.
5. Reduce las distracciones
¿Hay una videoconferencia en la agenda? Entonces asegúrate de que todos los obstáculos y objetos estén fuera de la vista de la cámara. O sea, las cosas que pueden crear distracciones para los participantes. También considera el ruido del fondo durante una videollamada. Piensa en la máquina de café haciendo ruido, bebés llorando, perros ladrando u otros sonidos que puedan distraer a tus compañeros.
6. Comunícate eficazmente
Las reuniones en línea pueden ser difíciles. Comunica eficazmente y ten confianza en ti mismo. De esta manera te aseguras que mantengas el público involucrado en la reunión. Si todo el mundo hace una esfuerzo, los puntos en la agenda pueden ser tratados rápidamente. De esta manera, una videoconferencia no tiene que ocupar tiempo innecesario por las ambigüedades.
7. Una sesión de compartir la pantalla
Si estás hablando sobre datos que se encuentran en documentos externos, asegúrate de que todos puedan seguirte. Comparte tu pantalla para que la atención de tu público se dirija a lo que estás destacando. Así puedes evitar preguntas como «¿Dónde puedo leer esto?» y «Un momento, estoy buscando el documento correcto». Cuando compartes tu pantalla, la confusión ya no es un problema. Pero, no te olvides apagar las notificaciones de tu móvil para evitar momentos incómodos.
8. Vístete
Ten en cuenta que las videoconferencias se realizan en un entorno formal. Prepara tu traje para el ambiente de la videollamada. ¿Te gusta lucir representativo? Entonces deja una buena impresión con un traje formal. No te recomendamos llevar demasiados accesorios de color cuando haces una videoconferencia. Al final, es una reunión normal desde casa, no es una conferencia de payasos.
9. La ubicación es muy importante
¿Estás haciendo una videollamada desde casa? Algunas conferencias merecen un entorno profesional. Por ejemplo, una sala especialmente equipada para la videoconferencias es muy importante. Incluso más importante si tienes una reunión con nuevos clientes. Pero, con un lugar de trabajo bien equipado en casa, también puedes hacer videollamadas en un ambiente tranquilo.
Un puesto de trabajo para hacer videoconferencias
En este blog hemos hablado sobre algunos principios básicos para mejorar tus videoconferencias con tus compañeros. Como, por ejemplo, la importancia de una buena conexión al internet, las sesiones de compartir la pantalla y por qué tienes que reducir los ruidos de fondo cuando tienes una videollamada planificada. Son algunos puntos básicos que todo el mundo puede aplicar ahora mismo para tener videoconferencias más exitosas.
Hoy en día, cada vez más empresas utilizan las videoconferencias. Los empleados deben estar bien preparados para este tipo de reuniones. Por lo tanto, aplica los consejos anteriores para mejorar tus videoconferencias.
